O Arquivo Geral é responsável pela custódia da íntegra dos originais dos documentos legislativos e administrativos produzidos pela Câmara, incumbindo-se dos cuidados com guarda, organização, preservação, restauro, disponibilização e eventual descarte destes documentos. Seu acervo compõe-se de aproximadamente 350 mil documentos, guardados em função do seu valor jurídico/legal e histórico.
Acervo do Arquivo Geral | Crédito: André Bueno / Rede Câmara SP
Os documentos mantidos no Arquivo Geral apresentam-se em diversos formatos. Dentre eles, destacam-se:
- Processos legislativos na íntegra (referentes a projetos de lei apresentados, requerimentos, indicações, moções, trabalhos de Comissões Parlamentares de Inquérito, etc.);
- Processos administrativos na íntegra (referentes a licitações, compras de materiais, contratação de serviços, atividades contábeis, recursos humanos, etc.);
- Livros de atas;
- Livros de ponto;
- Documentos em fichas;
- Plantas arquitetônicas;
- Manuscritos.
Documento histórico | Crédito: André Bueno / Rede Câmara SP
Os processos legislativos e administrativos são enviados ao Arquivo Geral quando termina a sua devida tramitação por diferentes setores da Câmara. A partir daí, o Arquivo Geral exerce procedimentos que são de sua competência, tais como: o desarquivamento de processos para consulta ou seu retorno à tramitação, se requisitado. Todos estes procedimentos são feitos em conformidade com o Manual de Processos da Câmara, aprovado pelo ato nº 1.124, de 22 de setembro de 2010.
Uma das funções mais importantes do Arquivo Geral é a aplicação da Tabela de Temporalidade Documental, que determina se um documento é de preservação permanente ou de guarda temporária (com descarte após o seu prazo legal). A Tabela de Temporalidade Documental é elaborada no âmbito dos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), com a participação expressiva da Secretaria de Documentação.
Acervo do Arquivo Geral | Crédito: André Bueno / Rede Câmara SP
A totalidade dos processos legislativos e boa parte dos processos administrativos que são considerados de preservação permanente já está em formato digital. Com a implantação dos sistemas SPLegis (processos legislativos) e Sigadoc (processos administrativos) já começa a ser feita a tramitação de processos em formato digital ou misto de digital e papel.
Uma vez que a Câmara Municipal existe desde 1560 (tendo suas atividades encerradas durante o período do Estado Novo, entre 1937 e 1948), uma grande parte dos documentos por ela produzidos tem valor histórico. Os originais dos documentos mais antigos estão sob a guarda do Arquivo Histórico Municipal de São Paulo, mas o Arquivo Geral da Câmara disponibiliza documentos originais dos seguintes períodos:
- A partir de 1948: séries completas de documentos de preservação permanente disponíveis para consulta em formato digital;
- De 1892 a 1937: séries parciais de documentos disponíveis para consulta na base de dados de documentos históricos;
O Arquivo Geral é peça fundamental na gestão documental da Câmara Municipal de São Paulo e desenvolve um conjunto de ações que contribuem para o pleno acesso à informação como direito essencial ao exercício da cidadania, além da preservação de seu patrimônio documental, com atendimento ao público interno e externo.