Gestão Documental
Gestão de documentos, segundo o art. 3º da lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 (Lei dos arquivos), é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
A gestão de documentos tem como objetivos:
- Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.
- Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.
- Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, informativo e histórico.
- Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.
- Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
A Secretaria de Documentação coordena a gestão dos documentos produzidos ou recebidos pela Câmara Municipal de São Paulo no exercício de suas atividades administrativas e legislativas, trabalhando de forma multidisciplinar com outras áreas da Câmara por meio da Comissão de Avaliação de Documentos, Grupo de Trabalho do PAD-Sigadoc e Comitês Gestores.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CAD)
A Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), de caráter permanente, tem por atribuição avaliar e classificar documentos digitais e não digitais com a finalidade de estabelecer critérios para sua destinação e custódia pela Câmara Municipal de São Paulo. O ato nº 1.502 de 25 de fevereiro de 2021 atualizou as disposições sobre a Comissão de Avaliação de Documentos e os procedimentos para a eliminação de documentos.
O Secretário de Documentação e o Supervisor da Equipe de Arquivo Geral são membros natos da CAD.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD), elaborada pela CAD, é o instrumento que estabelece os prazos de guarda e os parâmetros para destinação dos documentos produzidos ou recebidos pela Câmara Municipal, determinando se um documento é de preservação permanente ou de guarda temporária (com descarte após o seu prazo legal). A TTD informa quanto tempo o documento deve permanecer na unidade administrativa ao final da sua tramitação, e se ele pode ser eliminado ou deve ser enviado ao Arquivo Geral.
A Secretaria de Documentação orienta a aplicação da Tabela de Temporalidade Documental pelas unidades administrativas da Câmara Municipal e presta esclarecimentos sobre sua elaboração e conteúdo a qualquer interessado.
Eliminação de Documentos
A Equipe do Arquivo Geral da Câmara Municipal de São Paulo e a Comissão de Avaliação de Documentos – CAD desenvolvem os processos de descarte com a eliminação física de documentos produzidos pela instituição no decorrer de suas atividades . Estes processos contam com a separação e análise dos documentos e processos a partir da observância dos critérios contidos na Tabela de Temporalidade Documental da Câmara. Para a obtenção de informações relacionadas ao conteúdo dos lotes de documentos, basta consultar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que é previamente publicado no Diário Oficial da Cidade. Registros desta atividade e os Termos de Eliminação de Documentos a partir de dezembro de 2023 estão listados abaixo:
2023
Termo de Eliminação de Documentos
GESTÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Com a implantação do meio eletrônico para a produção e gestão de processos e documentos administrativos e legislativos no âmbito da Câmara Municipal de São Paulo, estabelecida pelo ato nº 1.420, de 18 de fevereiro de 2019, a Secretaria de Documentação passa a ser responsável pelos sistemas de gestão de processos e documentos eletrônicos no que se refere aos seus aspectos arquivísticos, em consonância com o fluxo de atividades desenvolvido pela Câmara.
GRUPO DE TRABALHO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL – PAD-Sigadoc
O SIGA-DOC (Sistema Integrado de Gestão Administrativa – módulo Gestão Documental) é um software livre de código aberto desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF2) e implementado na Câmara Municipal de São Paulo no início de 2019. Permite a autuação e a tramitação eletrônica, reduzindo custos e a utilização de papel, além de agilizar de forma substancial a comunicação e o processamento, facilitando o controle e rastreamento dos processos.
O sistema está sendo aplicado gradativamente à realidade da Câmara Municipal no âmbito administrativo. Neste processo de implementação, estão sendo observados os princípios arquivísticos, que estão alinhados ao arcabouço jurídico-legal nacional, atendendo majoritariamente aos requisitos do e-ARQ Brasil.
A Secretaria de Documentação participou efetivamente na análise documental necessária à implantação do Processo Administrativo Digital – PAD-Sigadoc na Câmara Municipal e atua intensivamente na migração gradual das atividades de criação, tramitação, guarda e encerramento de processos administrativos em meio digital.
Ela é responsável pelas seguintes etapas de trabalho:
- Estudo e análise arquivística dos documentos e fluxo de cada tipo de processo a ser inserido no sistema.
- Elaboração de descrição de modelos próprios (formulários) para produção ou captura de documentos no processo administrativo digital, para posterior programação pelo Centro de Tecnologia da Informação da Câmara Municipal.
- Atribuição de código de classificação a cada modelo criado para produção ou captura de documentos, para futura revisão e aprovação de atualização do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade Documental pela Comissão de Avaliação de Documentos.
Além dessas etapas, a Secretaria tem concentrado esforços em outros aspectos do processo de estabelecimento do Processo Administrativo Digital na Câmara Municipal. Entre eles, destacam-se:
- A implantação de mecanismos que garantam a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos.
- O foco na interação do usuário com o sistema, no reconhecimento de suas práticas e na recuperação da informação.
- A elaboração, em conjunto com o Comitê Gestor do PAD-Sigadoc, de atos da Mesa Diretora e de instruções normativas para o aperfeiçoamento de rotinas a serem observadas no âmbito do Processo Administrativo Digital.
COMITÊ GESTOR DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL – PAD-Sigadoc
A Secretaria de Documentação integra o Comitê Gestor do Processo Administrativo Digital – PAD-Sigadoc, instituído pelo ato nº 1.487, de 16 de outubro de 2020.
COMITÊ GESTOR DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO (CGSI)
A Política de Segurança da Informação, instituída pelo ato nº 1.429, de 26 de março de 2019, compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos gerais para a gestão da segurança da informação, além de definir atribuições e instrumentos para a execução desta gestão.
O Comitê Gestor de Segurança da Informação, criado pelo mesmo ato, é coordenado pelo Centro de Tecnologia da Informação e pela Secretaria de Documentação, cada um dentro de sua área de competência.
A Secretaria de Documentação colabora no planejamento e execução de políticas de preservação digital e segurança da informação, em consonância à Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico instituída pelo ato nº 1.323, de 1° de dezembro de 2015.
COMITÊ GESTOR DE PROTEÇÃO DE DADOS (CGPD)
O Comitê Gestor de Proteção de Dados, criado pelo ato nº 1.492, de 09 de novembro de 2020, visa dotar a Câmara Municipal de mecanismos de tratamento e proteção de dados pessoais e adequar sua estrutura administrativa e capacitação pessoal a fim de garantir o cumprimento da lei geral de proteção de dados (lei federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018).
O ato nº 1.510, de 19 de maio de 2021 regulamentou a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) no âmbito da Câmara Municipal de São Paulo e, dentre suas disposições, atribuiu responsabilidades ao CGPD.
O CGPD atua de forma coordenada com o Comitê Gestor de Segurança da Informação (CGSI).
COMITÊ GESTOR DO PROCESSO LEGISLATIVO DIGITAL (CGPLD)
O Comitê Gestor do Processo Legislativo Digital, criado pelo ato nº 1.512, de 10 de junho de 2021, visa ao aperfeiçoamento e à readaptação das ferramentas digitais do Processo Legislativo Digital, promovendo a melhor interlocução entre as áreas usuárias do sistema e o Centro de Tecnologia da Informação.